社長が採用から手を引く順番。最後まで残す仕事はどれか

応募の受付も、電話の折り返しも、面接日の調整も、合否の連絡も、気づけば社長がやっている。人を増やしたいから採用しているのに、その採用で社長の時間が埋まっていく。この状態を変えようと「採用はもう任せた」と誰かに丸ごと渡してみたものの、数週間後には「これは社長に確認を」という相談が次々と戻ってきて、結局以前と変わらない。そんな経験をお持ちの方もいらっしゃると思います。

採用を手放すというのは、一度にすべてを渡すことではありません。判断がほとんど要らない仕事から順に外していき、判断が重い仕事だけを最後に残す。この順番を間違えると、任せたはずの仕事がすべて社長の机に戻ってきます。

一気に任せると、戻ってくる理由

採用業務が戻ってくる原因は、任された側の能力ではなく、判断基準が渡されていないことにあります。

たとえば「書類を見て面接に呼ぶかどうか決めておいて」と頼んだとします。任された人は、どの経験なら通すのか、資格がない場合はどうするのか、年齢や通勤距離をどこまで考慮するのかが分からないまま応募書類を前にします。迷えば社長に聞くしかありません。聞かれた社長はその都度答え、やがて「自分で見たほうが早い」と戻ってしまいます。

逆に、判断が要らない仕事であれば、渡した瞬間から手を離せます。応募があったことの検知、初回の連絡、面接候補日の提示と確定、前日のリマインド。これらは「誰が」ではなく「いつまでに・どの文面で」が決まっていれば実行できる仕事です。手を引く順番は、この判断の軽さの順に並びます。

手放す順番と、各段階で先に決めておくこと

段階を4つに分けて整理します。上から順に手放していく想定です。

第1段階は最も渡しやすく、効果も出やすいところです。応募が届いてから誰かが気づくまでの時間は、社長が関与しなくても短縮できます。応募後1時間以内の初回連絡が、採用の歩留まりを変える理由で触れているように、この最初の数時間は候補者の動きが最も速い時間帯でもあります。

第2段階でつまずく会社は多いのですが、原因は調整役の不在ではなく、面接枠が決まっていないことのほうが多いものです。「社長の空いている日を探す」という作業が前提になっていると、誰に任せても社長への確認が発生します。先に週ごとの面接枠を仮押さえしておけば、調整役はその枠の中で候補日を出せます。

第3段階は、答えてよいことの線引きが鍵になります。残業の実態や休日の取りやすさといった質問に「確認してから折り返します」が続くと、候補者の温度は下がります。逆に、答えてよい範囲が決まっていれば、社長が同席しなくても会話は前に進みます。

第4段階は、合否の決め方そのものではなく、決まったあとの伝達です。社長が「採用」と決めた内容を、誰が、いつ、どう伝えるか。ここが整理されていないと合否連絡が数日遅れます。決裁者と裁量範囲の決め方は採用の決裁ラインの決め方。誰が最終判断するかで連絡は速くなるに詳しくまとめています。

最後まで社長が持つのは、3つだけ

手を引く作業を進めていくと、最後に残るものがはっきりしてきます。中小企業の場合、社長が最後まで持つべき仕事は次の3つに収まることが多いと考えています。

1. 面接そのもの。候補者が本当に見ているのは、この会社の責任者がどんな人かという点です。社員数が少ない会社ほど、社長との相性が入社の決め手になりやすいものです。ここを外部に出す理由はほとんどありません。

2. 採否の判断。要件を満たしているかどうかの一次的な整理は人に任せられますが、「この人と一緒に働くか」の最終判断は経営の判断です。

3. 条件の提示。給与、役割、入社日。これらは人件費の決定であり、既存社員とのバランスの問題でもあります。社長が自分の言葉で伝えることで、候補者の受け取り方も変わります。

この3つに時間と集中力を寄せるという考え方は、社長が採用面接だけに集中すると、採用は強くなるでも扱っています。本記事はその「どの順で引いていくか」を補う位置づけです。

手放したあと、社長が見る報告は最小限でよい

任せたあとに起きがちなのが、報告の過剰です。応募者一人ひとりの経緯を逐一共有してもらうと、結局社長が全件を把握することになり、手を引いた意味が薄れます。

引き継いだあとに社長が見るのは、週に一度、次の3点で足ります。

• 今週の応募件数と、面接が決まった件数（決まらなかった件は理由を一行で）
• 社長の判断を待っている案件（合否、条件、イレギュラー対応）
• 今週中に社長が面接に入る予定

逆に見なくてよいのは、連絡の文面、調整の往復履歴、リマインドの送信記録です。これらは記録として残っていればよく、社長が毎回確認するものではありません。月次でもう少し数字を見たい場合は、社長に報告する採用の数字は、この4つで足りるを参考にしてください。

報告が最小限になると、社長の側にも「任せきれているか」を測る基準ができます。判断待ちの案件が毎週山積みになっているなら、それは渡す前の基準決めが足りていないサインです。

渡す相手がいないときの選択肢

ここまでの話は「社内に渡す相手がいる」ことを前提にしています。ただ、中小企業では総務が一人、あるいは社長以外に手の空いている人がいない、という状況も珍しくありません。その場合、採用担当を一人雇うか、兼務のまま耐えるかの二択に見えてしまいます。

第三の選び方として、採用の局面に応じた担い手を社外に持つという方法があります。社外採用部は、中小企業の採用事務局として、求人・媒体・スカウトの運用や学校・紹介会社との接点づくりといった母集団形成から、応募の受付・初回連絡・日程調整・面接前後のフォロー・内定／入社フォローまでを代行・支援するサービスです。面接そのものと採否の判断は御社に残していただきます。この記事でお伝えした「最後まで社長が持つ3つ」を守りながら、その手前の工程を外に出せる形です。

料金は月額49,800円〜、初回設計費100,000円。以降は支援内容と工数に合わせて個別にお見積りします。応募1件あたりの従量課金ではないため、応募が増えた月に費用が跳ね上がる心配もありません。担当は採用の局面（人事機能、候補者対応、学校まわりなど、新卒・中途）に合わせて当社からアサインしますので、一人分の人件費で複数の役割を使い分けていただけます。

どの段階から手を引くべきか、自社の場合はどこで詰まっているのか。そのあたりの整理からご一緒できます。サービス責任者の佐々木純平が直接お話を伺いますので、お問い合わせからお気軽にご相談ください。