採用の外注を検討するとき、多くの経営者が気にするのは「月額いくらか」と「どこまでやってくれるか」です。ただ、契約してから実際に社内が楽になるまでに何が起きるのかは、見積書にも提案資料にも書かれていません。ここが見えないまま契約すると、「思ったより手がかかる」と初月でつまずくことがあります。

結論から言えば、契約したその日から社内の工数がゼロになることは、まずありません。最初の数週間はむしろ、社内が答える場面が増えます。そのかわり、そこを乗り越えると手が空き始めます。この記事では、応募対応を外部に任せた最初の1ヶ月に何が起きるのかを、週単位で整理します。

立ち上がりには「情報を渡す期間」がある

外部に任せる業務の中身は、突き詰めれば「社内にある情報と判断を、社外の人間が代わりに使えるようにすること」です。求人に書いていない労働条件の実態、面接官の空き時間、どこまでなら担当者が判断してよいか。これらはたいてい、社長や総務担当の頭の中にあります。

この情報が外に出ていない状態では、どれだけ経験のある担当者がついても、候補者への一次返信ひとつ書けません。だから最初の数週間は、社内から情報を引き出す作業が中心になります。言い換えると、初月の工数は「作業」ではなく「答える」ことに使われます。

この立ち上げ作業そのものに費用がかかる理由は、採用外注の初期設計費は、何に払う費用なのかで整理しています。

週ごとに何が起きるか

あくまで一例ですが、立ち上がりの流れを週単位で並べると、次のようになります。

時期外部側の動き社内に発生すること
1週目現状のヒアリング、連絡フローの設計、通知の集約打ち合わせ、求人・条件の実態の説明、アカウント共有
2週目連絡文テンプレートの作成、実際の応募対応の開始文面の確認と修正、言い回しの指摘
3週目対応の標準化、よくある質問への回答の蓄積判断が必要な場面への返答（少なくなっていく）
4週目数字の集計、運用の調整提案月次の振り返り、翌月の方針決定

1週目は、ほぼ打ち合わせと情報共有です。社内の工数は減るどころか、一時的に増えます。求人票に書いていないシフトの実態、残業の実際の時間、面接ができる曜日と時間帯。こうした「聞かれて初めて言語化すること」に時間を使います。

2週目から、実際の応募対応が動き始めます。ただしこの時期は、送られる文面に対して社内から修正が入ります。「うちはこういう言い方はしない」「この条件は面接前に伝えておきたい」といった調整です。ここでの手直しは手間に感じられますが、2週目に直しておいた文面が、3週目以降そのまま使われていきます。

3週目から4週目にかけて、社内に飛んでくる確認の数が目に見えて減ります。一度答えた質問は蓄積されるため、同じことを二度聞かれなくなるからです。このあたりで、「応募が来たことを知らされるが、自分は何もしていない」という状態が出てきます。

この期間に、社内が用意しておく返答

立ち上がりがスムーズに進むかどうかは、外部側の力量よりも、社内が早く答えられるかどうかに左右されやすいものです。初月に必ず聞かれる項目は、ある程度決まっています。

このうち、最も止まりやすいのが「判断の線引き」です。書類選考の見送り基準、面接日程をどこまで担当者判断で確定してよいか、条件の提示はいつ誰が行うか。ここが曖昧だと、すべての場面で社内への確認が発生し、応募対応のスピードは外注前と変わりません。決め方は採用の決裁ラインの決め方。誰が最終判断するかで連絡は速くなるにまとめています。

もうひとつ詰まりやすいのが面接枠です。外部側がどれだけ早く候補者に連絡しても、提示できる日程がなければ面接は組めません。面接枠が取れない。現場が忙しい会社の面接枠の作り方で触れているように、応募が来てから枠を探すのではなく、先に押さえておく運用が初月から効いてきます。

判断が止まると、立ち上がりも止まる

初月の立ち上がりでつまずきやすい形として、一般に次のようなものが挙げられます。外部側から質問が来ても、社長が忙しく数日返事が返らない。その間、応募対応は止まったままです。

これは外注に限った話ではなく、社内に採用担当を新しく置いた場合も同じです。ただ外注の場合、社外にいるぶん「廊下ですれ違ったときに聞く」ができません。質問はメールやチャットで溜まり、返事がなければそこで止まります。

防ぎ方は単純で、立ち上げ期だけでも返答の窓口と期限を決めておくことです。たとえば「質問は総務の担当者に集約し、その日のうちに答えられるものは答える。社長判断が要るものは週2回の短い時間でまとめて決める」といった形です。打ち合わせを増やす必要はありません。止まる場所を作らないことのほうが効きます。

なお、面接そのものと採否の判断は、外部が代わりに行うものではありません。ここは会社側に残る仕事です。だからこそ、判断の場をどこに置くかを初月に決めておくと、その後の運用が軽くなります。

1ヶ月後に、何を見て判断するか

初月の終わりに見るべきなのは、採用できた人数ではありません。1ヶ月では結果が出ないことのほうが多いからです。見るのは、プロセスが変わったかどうかです。

この4つのうち、特に4つ目が立ち上がりの進み具合をよく表します。確認が減らないまま2ヶ月目に入る場合は、渡した情報が足りていないか、判断基準が決まりきっていないかのどちらかです。そこを埋めれば、改めて動き出します。

費用に見合ったかどうかの判断は、もう少し先の話です。応募対応を外注して、元が取れたかをどう判断するかで、3ヶ月後の比較の仕方を整理しています。

社外採用部では、応募の受付や初回連絡、日程調整、面接前後のフォロー、内定・入社後のフォローに加えて、求人や媒体・スカウトの運用といった母集団形成まで、採用の局面に合わせて担当をアサインしています。初月の立ち上げで何をすり合わせるのか、自社の場合は何を用意すればよいのか。具体的なところは個別にご説明できますので、こちらからお気軽にご相談ください。