机の上には古くなった機械の更新見積もりがあります。一方で現場は一人足りないまま、残業でなんとか回しています。今期の投資余力では両方は難しく、どちらを先にするか決めきれない。そんな状況で、この記事を開かれたのではないでしょうか。

この迷いが長引くのは、設備と人を比べる物差しがそろっていないためです。この記事では、両者を同じ時間軸に並べる考え方と、判断する順番を整理します。

設備と人は、比べる単位がそろっていない

設備投資は「何年で元が取れるか」という回収年数で語られます。一方、人の話は「月給いくら」で語られます。前者は投資、後者は経費として頭に入るため、同じ机の上で比べにくくなります。

そこで、どちらも次の3つの数字に置き換えます。

人の側の「月あたりの効果」は、欠員によって失っている金額から、採用後に払う人件費を引いたものです。欠員の損失をどう見積もるかは、欠員1人のまま回すと、毎月いくら失っているのかで、残業代・売上機会・既存社員の負担に分けて計算する手順を解説しています。この記事では、その数字が手元にある前提で進めます。

先に切り分ける。設備と人はどういう関係か

数字を並べる前に、設備と人の関係を確かめます。関係によって、比べる意味そのものが変わるためです。

設備と人の関係状況の例先に検討すること
人が増えないと設備が動かない新しい機械を入れても操作や段取りを担う人がいない。増産しても回す人手がない採用を先に。設備だけ入れても稼働しない
設備で人の必要数が減る手作業の工程が自動化され、一人分の作業そのものがなくなる設備で欠員ごと消せるかを先に確認する
互いに独立している老朽化で故障の心配がある設備と、別部署の欠員後回しにした場合の損失と回収期間で比べる

2つ目の「設備で減る」場合は、注意が必要です。自動化で浮く作業と、欠員で手が回っていない作業が同じとは限りません。たとえば機械で浮くのが熟練者の段取り時間で、足りないのが運搬や梱包の人手なら、設備を入れても欠員は埋まりません。現場の責任者に「この機械が入ったら、誰のどの作業が何時間減るか」を具体的に聞いて、欠員の作業と重なるかを確かめてください。

仮の数字で、同じ時間軸に並べてみる

「互いに独立している」場合を想定して、仮の数字で比べます。設備更新が600万円、採用1名にかかる広告費と社内工数の合計が60万円とします。欠員による損失は月50万円、採用後の人件費は法定福利費を含めて月30万円と置きます。

項目設備更新採用1名
最初にかかる費用600万円60万円
効果が出始めるまで2ヶ月3ヶ月
月あたりの効果25万円20万円（50万円−30万円）
最初の費用を回収できる時期決定から26ヶ月目決定から6ヶ月目
決定から12ヶ月後の累計−350万円+120万円
1ヶ月遅らせるごとに逃す効果25万円20万円

設備は3ヶ月目から月25万円の効果が出始め、600万円を24ヶ月で回収するため26ヶ月目に元が取れます。12ヶ月目までの累計は10ヶ月分の250万円で、差し引き−350万円です。採用は4ヶ月目から月20万円の効果が出て、60万円を3ヶ月で回収するため6ヶ月目に元が取れます。12ヶ月目までの累計は9ヶ月分の180万円で、差し引き+120万円です。

この表を見ると採用が有利に見えますが、読み方には気をつけてください。12ヶ月で区切るのは、耐用年数のあいだ効き続ける設備にとって不利な物差しです。また、採用が3ヶ月で決まるとは限りません。6ヶ月かかれば回収も後ろにずれます。入社後すぐに辞められれば、回収前に振り出しに戻ります。一方で、残業が続くことによる既存社員の疲れや離職の心配は、表の数字には入っていません。

この比較でわかるのは「どちらが得か」ではありません。「元手が小さく、早く回収できるのはどちらか」です。投資余力が限られているなら、まず小さい元手で早く回収できるほうを動かし、浮いた余力で次に進むという順番が取れます。

判断の順番

ここまでを手順にまとめます。

  1. 設備と人の関係を切り分ける。 上の表のどれに当たるかを、現場の責任者と一緒に確認します。
  2. 「人が先」なら採用を優先する。 同時に、採用が決まるまでの期間を楽観せずに見積もります。設備の発注時期は、採用の見込みに合わせて後ろにずらします。
  3. 「設備で減る」なら、減る作業と欠員の作業が重なるかを確かめる。 重なるなら、設備で欠員そのものを消す選択が成り立ちます。
  4. 「独立」なら、同じ表に並べる。 最初の費用・効果が出るまでの月数・月あたりの効果・1ヶ月遅らせた場合の損失を、設備と人で横に並べます。
  5. 見直す日を先に決める。 採用に回した場合は、3ヶ月後に応募と面接の状況を確認する日を決めておきます。見込みより大きく遅れていれば、設備側に切り替えるかを判断します。

採用に回すなら、広告費の前に確かめること

採用を先にすると決めても、最初の費用をすべて求人広告に投じる必要はありません。すでに応募が来ているのに面接まで進んでいないなら、表の「効果が出始めるまで」を縮める余地は、広告より応募後の対応にあります。いま来ている応募がどれだけ面接につながっているかは、面接設定率という指標。応募からの歩留まりを測る第一歩の方法で確認できます。

また、採用1人にいくらまで使うかを先に決めておくと、決まらないまま追加掲載を重ねて、回収時期がずるずる延びる事態を防げます。上限の決め方は求人を出す前に、採用1人にいくら使えるか決めるをご覧ください。

社外採用部は、求人・媒体・スカウトの運用や学校・紹介会社との接点づくりといった母集団形成から、応募の受付、初回連絡、日程調整、面接前後と内定・入社のフォローまでを、社外の採用事務局として担います。面接と採否の判断は御社に残し、それ以外の実務を月額49,800円〜（初回設計費100,000円、以降は支援内容に合わせて個別にお見積り）でお引き受けしています。設備か人かで迷っている段階でも、採用側の数字の整理からご相談いただけます。お問い合わせはこちらからどうぞ。