「応募が来たのですぐ電話したのに、出てもらえない。折り返しもない」。応募対応の相談で必ずと言っていいほど出てくる悩みです。

まずお伝えしたいのは、応募者が電話に出ないのはごく普通のことだという点です。在職中の候補者は日中電話に出られませんし、知らない番号からの着信には出ない人が今は多数派です。電話がつながらない前提で、SMSとメールを組み合わせた連絡の流れを設計しておくことが、応募対応の実務では欠かせません。

手段ごとの特徴を整理する

手段強み弱み
電話温度感が伝わる。その場で日程が決まる出てもらえないことが多い。履歴が残らない
SMS開封されやすい。着信直後に届けられる長文に不向き。文字数に制約がある
メール詳細を伝えられる。日程候補や地図も送れる埋もれやすい。気づかれるまで時間がかかる

どれかひとつに頼るのではなく、それぞれの弱みを他の手段で補い合うのが基本の考え方です。

おすすめの連絡の順番

次のような流れが目安になります。

ステップ1：まず電話をかける（1回）

応募に気づいたら、まず電話です。つながればその場で日程まで決められるため、最初の一手としては最も効率的です。ただし、出なかったときにしつこく何度もかけ直すのは逆効果です。知らない番号からの連続着信は警戒されます。

ステップ2：直後にSMSで「名乗り」を送る

電話がつながらなかったら、すぐにSMSを送ります。目的は、いま着信した番号が「応募した会社」だと伝えることです。

〇〇株式会社 採用担当の△△です。この度はご応募ありがとうございます。面接のご案内でお電話いたしました。詳細をメールでお送りしましたので、ご確認ください。

これで候補者は着信の正体が分かり、折り返しやメール確認という次の行動を取れるようになります。

ステップ3：メールで面接候補日まで伝える

SMSと同じタイミングで、メールには詳細を載せます。ここで重要なのは、「折り返しお電話ください」で終わらせず、面接候補日を具体的に提示してしまうことです。

電話のすれ違いを待たずに選考が前へ進む形にしておくことで、連絡がつかないまま数日が過ぎる事態を防げます。

ステップ4：翌日に一度だけフォローする

当日中に反応がなければ、翌日の別の時間帯（前日が昼なら夕方以降など）に電話とSMSをもう一度。それでも反応がない場合は、期限を添えたメールで一区切りとします。追いかけすぎは印象を損ねるため、回数と期限をあらかじめ決めておくことが大切です。

かける時間帯と、記録の残し方

同じ候補者への連絡でも、時間帯によってつながりやすさは大きく変わります。在職中の候補者であれば、昼休みの前後や夕方以降が比較的つながりやすく、逆に午前中の忙しい時間帯は避けたほうが無難です。応募時刻も参考になります。夜に応募している候補者は夜に、昼休みに応募している候補者は昼に、スマートフォンを見ている可能性が高いためです。

留守番電話にメッセージを残す場合は、社名と用件、そして「折り返しは不要です。メールをご確認ください」という旨を簡潔に。長いメッセージは最後まで聞かれないことが多いため、短くまとめるのが目安です。

また、複数の候補者を並行して対応する場合は、「いつ・どの手段で・何を送ったか」を一覧に記録しておくことが欠かせません。記録がないと、同じ人に同じ内容を二度送ったり、逆にフォローが漏れたりします。管理表は凝ったものである必要はなく、応募日・氏名・連絡履歴・次のアクションの4列があれば十分です。

「つながらない時間」をどれだけ短くできるか

この流れ自体は、決して難しいものではありません。難しいのは、応募が来るたびに、営業時間中いつでも、このステップを崩さず実行し続けることです。応募対応が兼務の場合、最初の電話が翌日になり、SMSは省略され、メールは定型文だけ、となりがちです。

社外採用部では、応募受付後1時間以内の初回連絡を目標に、電話・SMS・メールを組み合わせた連絡を採用事務局として代行しています。「応募はあるのに連絡がつかない」とお困りでしたら、無料相談で現在の連絡フローを一緒に見直してみませんか。