応募が入ってすぐ電話をかけた。出ない。留守電を残し、SMSも送った。返事がない。——ここから先、何回・何日あけて追いかけるかを決めている会社は、意外と多くありません。

ルールがないと、二つのことが同時に起こります。ひとつは「追い忘れ」。忙しさに紛れて二の手が出ないまま、数日後に思い出したときにはもう他社で決まっている。もうひとつは「追いすぎ」。気になった候補者にだけ何度も電話をかけ、相手の負担になってしまう。どちらも、担当者の性格の問題ではなく、回数と間隔が決まっていないことから生まれます。この記事では、追いかけの回数・間隔・文面の変え方と、どこで止めるかの線引きを整理します。

追いかけは「4回」で組むと、迷いがなくなる

回数に唯一の正解はありませんが、支援の現場で扱いやすいのは、初日・翌日・3日後・1週間後の4回を上限とする組み方です。応募直後は候補者の関心が高く、日が経つほど下がっていきます。ですから前半は詰めて、後半は間隔を広げる。これが基本の形になります。

回タイミング手段目的
1回目応募当日（できるだけ早く）電話＋SMS受付の通知と面接候補日の提示
2回目翌営業日電話（時間帯を変える）＋メール一度目と違う時間に当てる
3回目3日後SMSまたはメール短い一言で返事のきっかけを作る
4回目1週間後SMSまたはメール最後の連絡であることを伝える

ポイントは、同じ手段・同じ時間帯を繰り返さないことです。日中に電話がつながらない方は、翌日も日中にかければ同じ結果になりやすい。勤務中で出られないのか、番号が変わっているのか、そもそも応募を忘れているのかによって、効く手段は変わります。手段の使い分けそのものは応募者に電話がつながらない。SMS・メールを組み合わせた連絡の順番で詳しく扱っていますので、あわせてご覧ください。

なお、この4回はあくまで「反応がない場合」の上限です。1回目で面接日まで決まれば、2回目以降は不要になります。

回ごとに、文面を変える

同じ文面を4回送ると、候補者から見れば自動送信と変わりません。回を追うごとに伝える内容を少しずつ変えると、返信のきっかけが増えます。

1回目は、情報を多めに。 会社名、応募いただいた職種、担当者名、面接候補日を2〜3個。ここで日程まで提示しておくと、候補者は「返事をする」だけで次に進めます。

2回目は、受け取れているかの確認に寄せる。 「先ほどお送りした内容は届いておりますでしょうか」という一言を添えると、迷惑メールに入っていた、SMSに気づいていなかった、といったすれ違いが拾えます。

3回目は、短くする。 長文はこの段階では読まれません。「面接の日程、今週と来週でご都合いかがでしょうか。難しければその旨だけでもご連絡ください」程度で十分です。「難しければその旨だけでも」と付けることで、辞退の意思を伝えやすくなります。この一言があるかないかで、音信不通のまま宙に浮く件数が変わってきます。

4回目は、区切りを伝える。 「今週いっぱいご連絡がない場合は、いったん選考を終了とさせていただきます。落ち着かれてからでもご連絡いただければ、あらためてご案内します」。責める調子にならないよう、再応募の余地を残した書き方にしておきます。

どこで止めるか。打ち切りラインを先に決めておく

追いかけをやめる基準を決めていないと、リストに名前が残り続けます。残り続けるだけならまだしも、対応中の件数が膨らみ、本命への連絡が後回しになる。これが一番もったいない形です。

打ち切りの目安は、4回目の連絡から3営業日以内に反応がなければ終了。この線を社内で共有しておくと、担当者が迷わずに済みます。ただし、次のような場合は例外として扱って構いません。

このうち一度つながった後に途絶えるパターンは、初回から反応がない場合とは原因が違います。詳しくは選考中の音信不通にどう備えるか。連絡が途絶える前にできることで扱っています。

逆に、打ち切りを早めてよいのは、番号が使われていない旨のアナウンスが流れる、メールがエラーで戻る、といった技術的に届いていないことが明らかな場合です。ここは何度追っても変わりません。

打ち切った相手こそ、記録に残す

追うのをやめた候補者を、そのまま消してしまう会社は多いものです。ですが、ここで残しておく情報が、次の採用で効いてきます。

残す項目は多くなくて構いません。応募日、媒体、職種、連絡した回数と手段、最後に連絡した日、打ち切り理由。この6つで足ります。理由は「電話・SMS・メールすべて反応なし」「番号未使用」「本人から辞退の連絡あり」といった短い記述で十分です。記録の項目立てについては応募者の記録は何を残せばいいのか。最低限の6項目も参考になります。

この記録が役に立つ場面は二つあります。

ひとつは、再掲載のときです。仮の数字ですが、前回の掲載で応募10件のうち4件が「連絡がつかないまま終了」だったとします。しかもその4件のうち3件が同じ媒体からだった——となれば、原稿や対応の問題ではなく、その媒体の応募の質を疑う材料になります。逆に、媒体がばらついているなら、自社の連絡手段や連絡時間帯のほうを見直す番です。

もうひとつは、同じ方が再び応募してきたときです。前回いつ、どこまで連絡したかが残っていれば、「以前もご応募いただきありがとうございます」から入れます。一から同じ質問を繰り返す会社とは、印象がはっきり変わります。

決めるべきは、気合ではなく回数と日数

返信が来ない候補者への対応は、担当者の熱意で解決する問題ではありません。何回・何日あけて・どの手段で追い、どこで止めて、何を残すか。この4点をあらかじめ紙一枚に書いておけば、誰が対応しても同じ動きになります。

とはいえ、日常業務の合間にこの追いかけを4回分こなすのは、兼務の担当者にとって決して軽い負担ではありません。3日後・1週間後の連絡は、まさに忘れられやすいタイミングです。

社外採用部は、応募の受付から初回連絡、日程調整、面接前後のフォローまでを、御社の採用事務局として代行しています。追いかけの回数と打ち切りラインを御社と一緒に設計し、その通りに動く部分をお引き受けします。料金は月額49,800円からで、初回に設計費100,000円をいただく形です。

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