面接の日程が決まってから当日まで、数日から1週間ほど間が空くことは珍しくありません。その間、候補者に一度も連絡をしていないとしたら、もったいないことをしています。
面接前日のリマインド連絡は、手間はわずかなのに効果のはっきりした、応募対応の基本の一手です。この記事では、リマインドに入れるべき内容と文例、そして意外と差がつく「一言の添え方」を解説します。
なぜ前日リマインドが効くのか
リマインドの効果は、単なる「忘れ防止」にとどまりません。
- 日時・場所の勘違いを直前に修正できる。とくに応募が複数社にわたる候補者は、予定が混ざりやすいものです
- 「丁寧な会社だ」という印象になる。面接前の連絡ひとつひとつが、候補者にとっては会社を判断する材料です
- 都合が悪くなった候補者が連絡しやすくなる。無断キャンセルの一定数は「断りづらさ」から生まれます。連絡の入口を開いておくことで、無断ではなく事前の相談に変えられます
リマインドに入れる5つの要素
前日の夕方頃までに、次の内容をまとめて送ります。
- 日時 — 「明日」だけでなく日付と時刻を明記する
- 場所 — 住所に加え、駐車場の有無や入口の場所など、迷いやすいポイントを補足する
- 持ち物 — 履歴書など必要なものがあれば再掲。不要なら「手ぶらでお越しください」と書く
- 当日の流れ — 所要時間の目安と、誰が対応するか
- 連絡先 — 遅れそうなとき・都合が変わったときの連絡方法
手段は、確実に見てもらえるSMSを軸に、詳細をメールで補うのが実務的です。日程調整をメールでしていたなら、同じスレッドで送れば探す手間もありません。
送る時間帯は、候補者が落ち着いて確認できる前日の夕方から夜の早い時間が目安です。あまり早い時間帯だと当日までにまた忘れられてしまい、夜遅すぎると非常識な印象を与えかねません。在職中の候補者なら、仕事を終えた頃に届くのが理想です。
そのまま使える文例
〇〇様
〇〇株式会社 採用担当の△△です。明日の面接についてご連絡いたします。
日時：8月20日（木）14:00〜（1時間程度を予定） 場所：当社事務所（〇〇市〇〇町1-2-3） ※お車の場合は事務所前の駐車場をご利用ください 持ち物：特にございません。履歴書はご応募時のもので結構です
当日は代表の〇〇がお話を伺います。面接というより、お互いを知る場と考えておりますので、どうぞ肩の力を抜いてお越しください。
なお、ご都合が変わった場合は、このメッセージへのご返信で構いませんのでお知らせください。日程の変更も可能です。
明日お会いできるのを楽しみにしております。
差がつくのは「気をつけたい一言」
文例の後半に入れた2つの一文が、このリマインドの肝です。
「肩の力を抜いて」の一言
候補者にとって面接は緊張の対象です。とくに久しぶりの転職や未経験職種への応募では、「厳しく評価されるのでは」という不安が足を重くします。面接の雰囲気を先に伝える一言は、その不安を和らげ、当日への心理的ハードルを下げます。
「ご都合が変わったら返信を」の一言
一見、キャンセルを誘っているように思えるかもしれませんが、逆です。都合が悪くなった候補者は、この一文がなければ黙って来なくなります。あれば返信をくれて、日程の変更で面接の機会が残ります。無断キャンセルを減らしたいなら、連絡の入口は広く開けておくべきです。
避けたい書き方
- 「必ずお越しください」「無断キャンセルはご遠慮ください」といった釘を刺す表現。候補者を疑うトーンは印象を大きく損ねます
- 応募時の情報を無視した定型文の丸出し。せめて名前と応募職種は正しく差し込みます
毎回、忘れずに送るために
リマインドの内容自体はシンプルです。難しいのは、複数の候補者を抱えながら、全員に前日を逃さず送り続けることです。兼務の担当者が忙しい日ほど抜けやすい業務でもあります。日程確定と同時にリマインドの送信予定をカレンダーに入れる、応募者の管理表に前日リマインド欄を設けてチェックするなど、担当者の記憶に頼らない仕組みにしておくと抜けを防げます。
社外採用部では、日程調整から前日リマインド、面接後のフォローまでを採用事務局として代行しています。面接の設定はできているのに当日来ない、という悩みをお持ちでしたら、無料相談で面接前後の連絡の流れを一緒に見直してみませんか。