「候補者に都合を聞いたところまでは覚えているが、その後どうなったか分からない」。面接日程調整は、採用プロセスの中で最も静かに応募が消えていく場所です。誰かが断ったわけでも、揉めたわけでもない。ただやり取りが途中で止まり、気づいたときには候補者は他社の選考に進んでいる。私たちはこれを「空中分解」と呼んでいます。

なぜ日程調整で応募が消えるのか

往復の回数が多すぎる

「ご都合のよい日を教えてください」から始めると、候補者の回答→社内確認→再提案→候補者の返信、と最低でも4往復が必要になります。1往復に半日〜1日かかれば、それだけで数日が過ぎます。転職活動中の候補者にとって、この数日は他社の面接が1〜2件進む時間です。

「社内の予定確認」がボトルネックになる

中小企業の面接は、社長や現場責任者が面接官を務めることがほとんどです。ところが社長は外出が多く、現場責任者は日中つかまらない。候補者は待っているのに、止まっているのは社内の確認、というケースは珍しくありません。

担当者の頭の中だけで管理されている

日程調整の進捗が、担当者の記憶とメールの受信箱にしか存在しない状態です。他の業務が立て込んだ週に1件が抜け落ちても、誰も気づけません。

空中分解を直す3つの方法

原因が構造にあるなら、直し方も仕組みで考えます。ポイントは3つです。

直し方1：候補日はこちらから先に出す

最初の連絡で、具体的な候補日時を2〜3枠提示する。これだけで往復回数は大きく減ります。「ご都合を伺う」のは丁寧なようでいて、実は候補者に考える負担を渡しています。選ぶだけの状態にして渡すほうが、候補者にとっても楽です。

どの枠にも都合がつかない場合に備えて、「合わない場合はご希望を2つほどお知らせください」と一文添えておけば、次の往復も一度で済みます。なお、候補日はできるだけ直近の日程から出します。1〜2週間先の枠しか出せないと、その間に他社の選考が先へ進んでしまうためです。

直し方2：面接官の「面接可能枠」を先に確保する

候補者が現れてから面接官の予定を聞くのではなく、毎週決まった面接可能枠をあらかじめ押さえておく方法です。例えば「火曜と木曜の夕方は面接に使ってよい時間」と決めておけば、応募が来た瞬間に候補日を提示できます。枠が使われなければ通常業務に戻すだけなので、面接官側の負担も見た目ほど大きくありません。

直し方3：進捗を1か所に書き出す

スプレッドシートでもホワイトボードでも構いません。応募者ごとに「いま誰のボールか」「次のアクションはいつか」が見える状態にします。

「2日返信がなければリマインド」のような期限つきのルールまで決めておくことが、空中分解を防ぐ核心です。ルールが決まっていれば、担当者が急に休んでも、他の誰かが表を見て同じ動きを再現できます。属人化の解消は、空中分解のいちばんの予防策です。

連絡手段の使い分けで、さらに往復を減らす

日程調整のスピードは、連絡手段の選び方にも左右されます。

基本の型は「まず電話→出なければSMSで候補日を送る→詳細はメールで補足」の組み合わせです。手段の優先順位まで決めておけば、「電話したが出なかったので今日は終わり」という止まり方がなくなります。一度やり取りが始まったら、候補者が反応してくれた手段を優先して使うと、その後の往復はさらに滑らかになります。

型は分かっても、回し続けるのが難しい

ここまでの直し方に、特別な道具は必要ありません。難しいのは、応募がいつ来ても、担当者がどれだけ忙しくても、この型を崩さず回し続けることです。

社外採用部では、候補日の提示からリマインド、面接官との調整までを採用事務局として代行しています。面接をするのは企業のみなさまですが、そこに至るまでのやり取りはすべてお任せいただけます。日程調整のすれ違いに心当たりがあれば、無料相談で現状の流れをお聞かせください。