応募対応が追いつかない。日程調整のメールが溜まっている。そんなとき、まず思い浮かぶのは「誰か人を入れよう」ではないでしょうか。派遣会社に数ヶ月お願いする、あるいは単発のスポット人材に一部を切り出す。求人を出して社員を雇うより身軽で、費用も読みやすい選択です。

ただ、人手を入れたのに社長や総務責任者の負担が思ったほど軽くならなかった、という話は少なくありません。理由はシンプルで、応募対応は「手を動かす仕事」だけでは完結しないからです。この記事では、人手を借りることと機能を借りることの違いを、指示コスト・立ち上がり期間・繁閑への対応・ノウハウの残り方という4点で整理します。

人手を入れても、手順が社内になければ社長が見ることになる

派遣やスポット人材は、原則として「与えられた手順を実行する」働き方です。応募が来たら何分以内に、誰に、どんな文面で連絡するのか。電話がつながらなかったら次にどう動くのか。面接候補日は誰に確認して、どこまで先の枠を出していいのか。こうした手順書が社内にある会社なら、人手を足せばそのまま回りはじめます。

問題は、多くの中小企業でその手順が「社長の頭の中」や「総務担当の慣れ」にしかないことです。手順が明文化されていない状態で人を入れると、実務は毎回「これはどうしますか」という確認から始まります。文面のトーン、面接官の都合、条件を聞かれたときの回答範囲。判断が必要な場面が出てくるたび、結局は社長や責任者が見ることになります。

つまり人手を借りるという選択は、手順と判断基準を社内に持っている会社ほど機能しやすいということです。逆に「何をどう任せればいいかが自分でも整理できていない」という段階では、人が増えた分だけ指示の仕事が増えることもあります。まずは自社の業務を書き出してみると、任せられる範囲が見えてきます。考え方は採用担当の業務を全部書き出してみる。内製と外注の分け方で整理しています。

4つの視点で並べてみる

同じ「外の力を借りる」でも、人手として借りるのか、機能として借りるのかで性質が変わります。仮に整理すると次のようになります。

視点派遣・スポット人材事務局機能の代行
指示コスト手順書と都度の判断確認が前提。指示する人の時間が必要手順の設計自体を含めて依頼できる
立ち上がり期間人選と業務説明に時間がかかる。交代のたびにやり直し初回に設計をまとめ、以降は同じ型で継続
繁閑への対応契約時間が固定されやすく、応募ゼロの月も稼働が発生応募量に応じた変動費として扱いやすい
ノウハウの残り方契約終了とともに人と一緒に出ていきやすい手順・文面・記録が形として残る

ここで注目していただきたいのは、立ち上がり期間とノウハウの残り方です。応募対応は覚えることが多い割に、慣れるまでの期間が採用の成果に直結します。応募から連絡までの時間が数時間遅れるだけで面接につながる確率は変わってきます（応募後1時間以内の初回連絡が、採用の歩留まりを変える理由）。人が入れ替わるたびに立ち上がりからやり直す構造は、それ自体が採用のロスになりやすいのです。

「手が足りない」のか「型がない」のかを分ける

判断の分かれ目は、自社の詰まりが量なのか設計なのかにあります。次の問いに答えてみてください。

すべて「はい」なら、詰まりは量です。人手を足せば解決に近づきます。ひとつでも「いいえ」があるなら、詰まりは設計側にあります。この状態で人を増やしても、判断は社内に残り続けます。

なお、型がないこと自体は珍しくありません。応募対応は日々の作業に見えて、実は判断の連なりです。自社の型がどこで途切れているかを見つけるには、応募から入社までのフロー図を描くと、課題は一目でわかるの手順が使えます。

事務局機能を借りるとは、どういうことか

社外採用部がお引き受けしているのは、応募の受付、初回連絡、日程調整、面接前後のフォロー、内定・入社フォローという一連の実務です。人を派遣するのではなく、御社の応募対応の窓口そのものを社外に置く、という形になります。

進め方としては、まず初回設計費10万円で、御社の求人・面接体制・連絡ルールに合わせた手順と文面を組み立てます。その後は月額49,800円からで、以降の費用は支援内容・工数に合わせて個別にお見積りします。応募が多い月と少ない月で稼働の重みが変わる採用業務は、固定の稼働時間で契約するより、工数に合わせて見積もるほうが実態に合いやすいと考えています。

設計した手順や文面は御社に残る形にしています。将来的に採用担当を採用して内製に戻す判断をされた場合も、そのまま引き継げる状態を目指しています。サービス責任者は代表の佐々木純平が務め、設計の段階から関わります。

なお、社外採用部は応募対応だけでなく、求人・媒体・スカウトなど母集団形成の運用も含め、面接以外の採用実務をお引き受けします。面接そのものと採否の判断は御社が行います。応募数自体に課題がある場合は、応募が少ない会社が、応募を増やす前にやるべきことも合わせてお読みください。

併用という選択もある

派遣かサービスかを二者択一で考える必要もありません。実際のご支援では、社内の総務担当が面接同席と社内調整を担い、応募受付から日程確定までを社外に置く、という分担が機能しやすい印象があります。人手が必要な業務と、型と判断が必要な業務を分けて考える、ということです。

「今の詰まりは量なのか設計なのか」がご自身でも判断しづらい場合は、いまの応募数と対応の流れをお聞かせいただければ、どちらの手当てが先かを一緒に整理します。まずはお問い合わせからお気軽にご相談ください。