採用の外注を検討して、2〜3社から見積書を取り寄せた。ところが並べてみても、月額いくらという数字の意味がそれぞれ違っていて、どれが安いのか判断できない。そんな状態で止まっている経営者の方は少なくありません。

見積書の金額は、その会社の料金体系という「設計思想」の結果にすぎません。同じ月額10万円でも、応募が増えた月に金額が変わるのか変わらないのか、どこまでの業務が含まれているのかで、実際に支払う年間総額はまったく別のものになります。この記事では、採用外注の料金体系を3つの型に分けて、応募数が動いたときに総額がどう変化するかを仮の数字で見ていきます。特定のサービスをおすすめする記事ではありません。

料金体系は大きく3つの型に分かれる

採用まわりの外注サービスの料金は、細かい違いを除けば次の3つに整理できます。

月額固定型は、応募が何件あっても月額が変わらない形です。予算が読みやすく、経理処理も簡単です。一方で、応募がゼロだった月にも同額を支払うことになります。

従量課金型は、基本料金に応募1件あたり・面接1件あたりといった単価を掛けて積み上げる形です。動いた分だけ払うので納得感がありますが、繁忙期に総額が跳ね上がります。何を1単位として数えるのか（応募件数か、対応した件数か、電話1本ごとか）で総額が大きく変わるため、ここは契約前に必ず確認してください。

成果報酬型は、入社が決まったときにだけ費用が発生する形です。人材紹介がこの代表格で、採用できなければ費用はかかりません。ただし1件あたりの金額は大きく、多くの場合、応募を集める行為そのものへの対価という性格を持ちます。人材紹介と応募後の対応を担うサービスの役割の違いは、人材紹介と社外採用部は、何が違うのかでも整理しています。

実際には、これらを組み合わせた形（基本料金＋従量、月額固定＋成果報酬など）が多く、見積書の表面上の月額だけでは判別できないことがほとんどです。

応募が増えた月・減った月に、総額はどう動くか

仮の数字で比べてみます。以下はあくまで説明用に置いた金額で、実際の相場を示すものではありません。

この条件で、応募数が違う3つの月を比べます。ここでは「応募20件で1名入社」と仮定します。

月の応募数A社（月額固定）B社（従量課金）C社（成果報酬）
5件・採用なし100,000円65,000円0円
20件・1名入社100,000円110,000円300,000円
50件・1名入社100,000円200,000円300,000円

この表から読み取れることは3つあります。

ひとつ目は、応募が少ない月は従量課金型が有利で、多い月は月額固定型が有利になるということ。当たり前に見えますが、自社の応募が年間を通じてどのくらい上下するかを知らないと、この判断ができません。

ふたつ目は、成果報酬型は月ごとの振れ幅が最も大きいということ。採用できない月は0円ですが、決まった月に一気に来ます。資金繰りの読みにくさは、中小企業にとって無視できない要素です。

みっつ目は、月単位ではなく年間で均して比べないと判断を誤るということ。仮に年間の応募が180件（月平均15件）、採用が2名だとすると、A社は120万円、B社は114万円、C社は60万円。ここだけ見ると成果報酬が安く見えますが、C社の費用に応募後の日程調整やフォローが含まれているかは別問題です。次に見るのは、そこです。

初期設計費は何の対価なのか

見積書に「初期設計費」「初回導入費」といった項目が入っていると、これは値引き交渉の対象なのではと感じる方もいます。ただ、この費用の中身を確認してみると、多くは以下のような作業に充てられています。

この工程を飛ばして運用を始めると、毎回「この応募者はどう扱いますか」という確認が発生し、結局社内の手間が減りません。逆に、ここが丁寧に設計されていれば、その資産は契約が終わったあとも社内に残ります。応募から入社までのフロー図を描くと、課題は一目でわかるで紹介しているような作業を、外部と一緒にやると考えるとイメージしやすいかもしれません。

参考までに、当社の社外採用部は月額49,800円〜、初回設計費100,000円で、以降は支援内容・工数に合わせて個別にお見積りする形です。応募1件あたりの単価制ではありません。安さを主張したいわけではなく、料金の組み立て方は会社ごとに違う、という例としてご覧ください。

どこからが追加費用か。業務範囲の線引きを紙で確認する

料金体系よりも見積書の比較を難しくしているのは、業務範囲の線引きです。同じ「応募対応」という言葉でも、含まれる工程は会社によって違います。

契約前に、次の工程それぞれについて「含まれる／別料金／対応不可」のどれに当たるかを一覧にしてもらうと、比較がぐっと楽になります。

特に見落とされやすいのが、再架電の回数と、営業時間外の応募です。応募者に一度で電話がつながることは多くありません。応募者に電話がつながらない。SMS・メールを組み合わせた連絡の順番で書いたとおり、実務では複数回・複数手段の接触が前提になります。「初回連絡は含む、2回目以降は1件ごとに追加」という条件だと、想定より総額が膨らむことがあります。

契約前に聞いておきたい質問リスト

最後に、見積書を受け取った段階で確認しておきたい項目をまとめます。営業担当にそのまま投げて構いません。

  1. 従量課金の「1件」は何を指すか。応募件数か、対応した回数か
  2. 応募がゼロだった月にも最低料金は発生するか
  3. 応募が想定を大きく超えた月は、上限があるか。ないなら概算はいくらか
  4. 初期設計費に含まれる成果物は何か。書面で受け取れるか
  5. 面接前日リマインド・不採用連絡は基本料金に含まれるか
  6. 対応時間帯は何時から何時か。土日祝はどうなるか
  7. 契約期間の縛りと、解約の申し出はいつまでに必要か
  8. 解約後、応募者の記録や連絡テンプレートは自社に残るか
  9. 応募者の個人情報はどう扱われるか（応募者の個人情報、どこまで社外に出していいのか）
  10. 契約後、実際に対応するのは誰か。担当が不在のときはどうなるか

これらの答えを並べたうえで、自社の年間応募数の見込みを当てはめて総額を試算する。この順番で見ると、見積書の金額は比較材料のひとつにすぎないことがわかってきます。

安いか高いかを判断できるのは、「何にいくら払っているか」が説明できるようになってからです。まずは自社の応募がどう動いているかを把握することから始めてみてください。

料金体系の読み方や、自社の場合はどの型が合いそうかについて、判断材料が足りないと感じられましたら、こちらからお気軽にご相談ください。応募後の対応にどれだけ手間がかかっているかの整理から、一緒に考えます。