採用管理システムを入れれば、応募対応は解決するのか

「応募管理がぐちゃぐちゃなので、採用管理システムを入れようと思っている」。中小企業の経営者や総務責任者の方から、こうしたご相談をいただくことがあります。媒体からのメールが個人の受信箱に散らばり、誰がどこまで対応したかわからない。エクセルの管理表は更新が止まっている。たしかに、その状態は放置すべきではありません。

ただ、ここでひとつだけ立ち止まっていただきたいことがあります。ツールを入れると「応募がどうなっているか」は見えるようになります。しかし「今日、この応募者に誰が電話をかけるのか」は、ツールが決めてくれるわけではありません。この記事では、採用管理システム（ATS）やチャットツールが得意なこと・苦手なことを整理し、ツールと人の分担をどう設計すればよいかを考えます。

ツールが本当に得意なこと

採用管理システムの価値を過小評価するつもりはまったくありません。むしろ、次の3つについては、人が手作業で頑張るより圧倒的に優れています。

ひとつめは記録です。誰がいつ応募し、いつ連絡し、次に何をする予定か。この履歴が一箇所に残ることの意味は大きく、担当者が休んでも別の人が引き継げます。属人化の解消という点で、記録機能は本質的です。

ふたつめは可視化です。今何人が選考中で、どの段階で止まっているか。一覧で見えると、放置されている応募者が浮かび上がります。応募から入社までのフロー図を描くと、課題は一目でわかるでも触れましたが、数字が見えることは改善の第一歩です。面接設定率のような指標も、記録がなければ計算のしようがありません。

みっつめは自動送信です。応募受付の自動返信、面接前日のリマインド、日程調整URLの発行。決まった条件で決まった文面を送る作業は、ツールに任せたほうが速く、抜け漏れもありません。

つまりATSは「散らかった情報を整える」ことにおいて、非常に優秀です。

ツールが苦手なこと

一方で、ツールがどうしても肩代わりできない領域があります。

まず、電話です。応募者に電話をかけ、出なければ時間を変えて再度かけ、SMSを送り、また試す。この一連の動きは人にしかできません。応募者に電話がつながらない状況は今や珍しくなく、ツールが自動返信を送ったところで、電話がつながらない問題は一切解決していません。

次に、個別判断です。「この方は他社も受けていそうだから、今週中に面接枠を押さえたほうがよい」「返信の温度が下がっているので、条件面の不安があるかもしれない」。こうした判断は候補者ごとに異なり、テンプレートに落とせません。選考中の音信不通の予兆をつかむのも、結局は人の目です。

そして、例外対応です。急な日程変更、条件についての質問、家族の反対。決まった流れから外れた瞬間、ツールは何もしてくれません。そして採用における離脱の多くは、まさにこの例外の場面で起きています。

ツールと人の分担表

整理すると、次のようになります。

この表を眺めていただくと分かるのですが、右側の列——つまり人が担うしかない部分こそが、歩留まりを左右する工程です。面接後の24時間以内のフォローも、「他社と迷っています」への向き合い方も、システムの機能一覧には載っていません。

ツールを入れて「応募が3日放置されている」と可視化されても、その3日を1時間に縮める人がいなければ、見えるようになっただけで終わります。可視化は課題の発見であって、解決ではないのです。

「誰が今日電話するのか」が決まっているか

ここが、この記事でいちばんお伝えしたい点です。

ツール導入の検討をしている会社に、私たちがよくお聞きするのは「今日応募が入ったら、何時までに、誰が、どの手段で連絡しますか」という質問です。ここに即答できる会社は、ツールを入れると本当に効果が出ます。逆に「手が空いた人が」「気づいた人が」という答えになる場合、ツールを入れても状況はあまり変わりません。

仮の数字で考えてみます。たとえば月に10件の応募があり、そのうち面接に進むのが3件だとします。残りの7件のうち、何件かは「電話がつながらないまま数日経ち、他社に決まった」というケースかもしれません。ここにATSを導入すると、7件が放置されている事実は翌日には見えます。しかし電話をかける人の時間が増えたわけではないので、翌月も同じ7件が可視化されるだけ、ということが起こり得ます。

応募後1時間以内の初回連絡が重要だと申し上げていますが、この「1時間」を実現するのは機能ではなく、その時間に動ける人の存在です。社長も総務担当も本業を持っている中小企業では、ここが最大のボトルネックになります。

順番を間違えないための考え方

では、どう進めればよいのか。おすすめしているのは次の順番です。

第一に、人の分担を先に決める。 応募が来たら誰が一次対応するか、その人が不在のときは誰が代わるか、何時までに連絡するか。この3点を決めます。紙一枚で十分です。採用担当の業務を書き出して棚卸しすると、決めやすくなります。

第二に、決めた分担を回してみる。 1〜2ヶ月続けると、どこで詰まるかが分かります。「連絡はできているが日程調整に時間がかかる」なのか「そもそも電話をかける時間がない」なのか。詰まりどころによって、必要な打ち手は違います。

第三に、詰まりどころに合わせてツールか人手かを選ぶ。 情報が散らかっていて把握できないならATSが効きます。手が足りず連絡が遅れているなら、必要なのはツールではなく人手です。ここを取り違えると、月額のシステム費用を払いながら歩留まりは変わらない、という結果になります。

社外採用部は、この「人が担うしかない部分」を社外から引き受けるサービスです。応募の受付から初回連絡、日程調整、面接前後のフォロー、内定・入社フォローまで、電話も含めて対応します。ATSをすでにお使いの会社であれば、そのまま活かしながら分担する形も取れます。ツールと競合するものではなく、ツールが苦手な領域を埋める役割とお考えください。

料金は月額49,800円から、初回に設計費100,000円をいただき、以降は支援内容・工数に合わせて個別にお見積りします。まず自社の分担がどうなっているかを整理するところからでも構いません。応募対応の詰まりどころについて、ご相談はこちらからお気軽にお寄せください。サービス責任者の佐々木が、現在の体制をうかがったうえで、ツールで足りるのか人手が要るのかも含めてお話しします。